Большинство российских компаний, выходя на солидные обороты, предпочитают иметь дополнительную структуру, позволяющую обеспечить двойной контроль таких значимых составляющих успешной сделки, как четкий внутренний документооборот, квалифицированная подготовка пакета официальных бумаг для удостоверения сделки отчуждения недвижимости и грамотная организация безопасных для сторон взаиморасчетов. В Петербурге такие структуры часто называют службой эскро.
Классика эскро
Первая задача сотрудников службы эскро – комплектация и хранение документов, которые не должны находиться на руках у агента или менеджера во избежание неприятных неожиданностей в виде порчи или утраты. На совести специалиста эскро – проверка комплектности и правильности оформления всех необходимых бумаг.
Сотрудник эскро-службы строго контролирует выполнение всех условий договоров и отслеживает сроки исполнения различных этапов – в постоянной связи с агентом и менеджером, курирующим сделку. Учет обычно ведется на бумаге и дублируется в электронном виде. Такой подход позволяет избежать любых попыток изменения «сценария» и условий и проследить за готовностью сторон к исполнению договора. Особую же роль играет эскро-служба в процессе организации безопасных расчетов между сторонами.
Главный принцип: продавец не может получить средства до наступления определенного этапа, подтвержденного документально. Эскро-служба многих фирм сама подает на регистрацию договоры купли-продажи через риэлтерскую группу в ГУФРС. И сразу же по факту получения договора со свидетельством о регистрации организует выплату продавцу 50% причитающейся ему суммы. Остальные средства клиент получает поэтапно, также после выполнения определенных условий. Задачу усложняет то, что большинство сделок совершается в «цепочках». И занимаются ими сразу несколько агентов и даже агентств. Но все они взаимосвязаны юридически и финансово.
Поэтому эскро-службе необходимо отследить и «свои» и «чужие» документы, а также денежные потоки по всей «конструкции» в целом. Основное кредо эскро – четко следовать согласованным сторонами инструкциям и приостанавливать действия при отклонении от них.
Соль – двойной контроль
Не все агентства имеют такую службу, выделенную в самостоятельное подразделение. Но важно, чтобы функции эскро все равно выполнялись – и не агентом, а менеджером или директором. Ведь четкое соблюдение правил делового оборота обеспечивает безопасность интересов сторон. Клиент не должен стать заложником недостаточной квалификации или ажиотажной заинтересованности агента в быстром завершении сделки. Менеджер управляет сделкой в тесном контакте с финансовым и юридическим подразделениями.
Невозможно скидывать со счетов и такую вещь, как человеческий фактор. При тесном контакте с клиентом агент вживается в его обстоятельства и становится инициатором того, чтобы именно для него – такого значимого и почти родного в данный момент – делать определенные (и далеко не всегда объективно оправданные) исключения из правил. Эскро как независимая структура помогает риэлтеру необидно и мотивированно отказать в необоснованных настойчивых просьбах продавцу или покупателю, пытающемуся по ходу пьесы переиграть условия сделки. Также сотрудники службы принимают участие в инициированных одной из сторон переговорах, следят, чтобы все согласованные ими на словах изменения и дополнения были соответствующим образом п исьменно оформлены и не противоречили закону.
«Брать сейф» только с профессионалом!
Если деньги закладываются в банковскую ячейку и впоследствии выплачиваются без учас-тия сопровождающего специалиста должной квалификации, риски неприятностей для клиентов существенно повышаются. Агентам в ответственных фирмах запрещено сопровождать клиентов в сейфовое хранилище по вполне понятным причинам – это не их компетенция.
Агент, в отличие от специалиста, в банке в качестве наблюдателя чаще всего бесполезен, а вот у клиентов создается ничем не оправданная иллюзия защищенности. В итоге возможны серьезные неприятности. Например, выплата денег по неукомплектованным или непроверенным документам. Или неправильное оформление расписок о получении денежных средств. Иногда сами клиенты, не понимающие важности профессиональной поддержки, отказываются от услуг специалиста по сопровождению банковских операций и шагают в банк самостоятельно. А итог? Риск негативных последствий возрастает многократно.
К тому же обычно при закладке денег все нервничают, порой скандал на пороге банка приводит к срыву сделки прямо перед нотариатом. Поэтому сотрудникам эскро случается выступать и в роли профессиональных конфликтологов. Уладить проблему им проще еще и потому, что отсутствует фактор личной заинтересованности. Их задача – помочь всем участникам оперативно пройти банковские формальности и достичь общей цели. Для этого организуются встречи накануне визита в банк, обсуждаются все нюансы и составляется специализированное соглашение о порядке взаиморасчетов, регламентирующее все действия участников в сейфовом хранилище.
Отсюда вывод: доверяя свои интересы риэлтерской фирме, выясните, кто и как будет «командовать парадом» – контролировать документооборот и проводить взаиморасчеты. Закладывайте средства только в сопровождении и при условии участия в договоре аренды банковской ячейки сотрудника эскро-службы или руководителя подразделения (менеджера), но ни в коем случае не агента. А называется это эскро или нет, какая разница? Главное – не название, а суть: надежная защита интересов клиентов.
